Qué datos llevarte al cambiar de software hotelero
Al cambiar de software hotelero conviene llevarse cuatro bloques de datos: fichas de huéspedes, reservas futuras con sus pagos, histórico de reservas y producción, y facturas emitidas. Pídelos en formatos abiertos como CSV o hoja de cálculo, además de PDF para los documentos fiscales, y hazlo antes de comunicar la baja al proveedor actual.
Cambiar de programa de gestión no consiste solo en aprender uno nuevo. Lo que el alojamiento ha acumulado durante años, sus clientes, sus reservas y sus cuentas, vive dentro del sistema que se abandona. Si no se saca a tiempo y en un formato utilizable, se pierde o queda encerrado en archivos que nadie puede abrir. Esta guía indica qué exportar, cómo y qué preguntar.
¿Qué cuatro bloques de datos hay que sacar?
| Bloque | Qué incluye | Para qué lo necesitas |
|---|---|---|
| Huéspedes | Nombre, contacto, documento, idioma, preferencias, notas, consentimientos | Reconocer clientes repetidores y mantener la comunicación |
| Reservas futuras | Fechas, tipo de habitación, tarifa, canal, importe, pagos recibidos, peticiones | Seguir operando desde el primer día |
| Histórico | Reservas pasadas, ocupación, ingresos por día, canal y tipo de habitación | Comparar con años anteriores y fijar precios |
| Facturas y cobros | Facturas emitidas, abonos, cobros, saldos pendientes | Contabilidad, inspecciones y reclamaciones |
A estos se suma la configuración, que casi nunca se exporta y hay que documentar a mano: tipos de habitación, tarifas y sus reglas, políticas de cancelación, plantillas de correo, impuestos, usuarios y permisos, y el mapeo de canales.
¿Qué hay que cuidar en cada bloque?
Huéspedes
Exporta la ficha completa, no solo nombre y correo. Lo que más valor tiene suele estar en campos poco visibles: notas internas, preferencias, empresa, historial de estancias. Comprueba si el consentimiento para comunicaciones comerciales se exporta con su fecha, porque sin él no deberías seguir enviando ofertas. Las obligaciones sobre datos personales dependen de cada país; consulta la guía correspondiente, por ejemplo la de Argentina.
Reservas futuras
Es el bloque crítico. Cada reserva debe viajar con su número de localizador del canal, el importe total, lo ya cobrado, la política aplicada y las peticiones del huésped. Pregunta si el nuevo sistema las importa mediante un archivo o si hay que introducirlas a mano, y qué ocurre con las que entren durante los días del cambio.
Histórico
Aunque el nuevo programa no pueda importar el pasado, guarda al menos una exportación por reserva y otra con la producción diaria. Con ellas podrás calcular ocupación, ADR y RevPAR de años anteriores en una hoja de cálculo.
Facturas y cobros
Las facturas emitidas no se «migran»: se conservan. Descarga los documentos tal como se emitieron y un listado con numeración, fecha, cliente, base, impuestos y total. Si tu país exige facturación electrónica, guarda también los archivos y justificantes que generó el sistema. Los plazos de conservación varían según el país y no se indican aquí.
¿En qué formatos conviene pedirlos?
- CSV o hoja de cálculo. Para todo lo que sea una tabla: huéspedes, reservas, producción, listado de facturas. Son formatos abiertos que cualquier programa puede leer.
- PDF. Para documentos que deben conservar su aspecto: facturas, contratos, partes firmados.
- Archivos originales de facturación electrónica. En el formato en que se emitieron, sin convertir.
Al recibir un archivo, ábrelo y comprueba tres cosas: que las columnas tienen nombre comprensible, que las fechas y los importes mantienen un formato coherente y que los acentos y caracteres especiales se leen bien. Un archivo con códigos internos en lugar de nombres sirve de poco.
¿En qué orden hacerlo?
- Antes de comunicar la baja, haz una exportación completa de prueba. Así sabrás qué se puede sacar mientras aún tienes acceso pleno.
- Revisa el contrato: cuánto tiempo conservan los datos tras la baja y si hay acceso en modo consulta.
- Envía una muestra al nuevo proveedor para que confirme qué puede importar y en qué formato lo necesita.
- Fija la fecha de corte y haz la exportación definitiva ese día.
- Verifica en el sistema nuevo que el número de reservas futuras y los importes cobrados coinciden con los del antiguo.
- Guarda una copia de todo fuera de ambos sistemas.
¿Qué preguntar a cada proveedor?
Al proveedor que dejas:
- ¿Qué puedo exportar yo mismo y qué debo solicitar al soporte?
- ¿Durante cuánto tiempo podré entrar después de la baja?
- ¿Cómo descargo todas las facturas de una vez?
Al proveedor nuevo:
- ¿Qué datos importan y cuáles hay que volver a introducir?
- ¿La migración está incluida en el precio o se cobra aparte?
- ¿Se importan los pagos ya recibidos de las reservas futuras?
Las fichas del directorio indican qué productos documentan una API abierta, y la metodología explica cómo se verifica.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son imprescindibles al cambiar de PMS?
Las reservas futuras con sus pagos, porque sin ellas no puedes operar, y las facturas emitidas, porque debes conservarlas. A continuación, las fichas de huéspedes con sus consentimientos y el histórico de producción. La configuración de tarifas y canales no suele exportarse y hay que documentarla aparte.
¿En qué formato debo pedir la exportación?
En CSV u hoja de cálculo para los datos en forma de tabla, como huéspedes y reservas, y en PDF para las facturas y otros documentos. Si usas facturación electrónica, conserva además los archivos originales. Evita formatos propios que solo abre el programa que dejas.
¿Cuándo hay que exportar los datos?
Antes de comunicar la baja, como prueba, y de nuevo el día del cambio, como exportación definitiva. Esperar a después de la baja es arriesgado: el acceso puede estar limitado o cerrado según lo que establezca el contrato, y cualquier dato que falte será más difícil de recuperar.