Preguntas que hacer en la demo de un software hotelero
En la demo de un software hotelero conviene preguntar por cinco áreas: cumplimiento normativo de tu país, coste total y permanencia, soporte, propiedad de los datos e integraciones. Una buena respuesta es concreta, se demuestra en pantalla y puede confirmarse por escrito; una respuesta vaga o aplazada es una señal de alerta.
Una demostración comercial está diseñada para enseñar lo que el producto hace bien. Tu trabajo es llevarla hacia lo que necesitas saber. La forma más eficaz es llegar con una lista cerrada de preguntas, hacer las mismas a todos los proveedores y anotar las respuestas. Aquí tienes dieciocho, agrupadas por tema, con lo que deberías esperar de cada una.
¿Cómo preparar la demo?
- Envía antes tus datos básicos: tipo de alojamiento, número de habitaciones, país y canales donde vendes.
- Pide que la demostración se haga con un caso parecido al tuyo, no con el hotel de ejemplo.
- Lleva dos o tres situaciones reales: una reserva de grupo, un cambio de habitación, una factura a empresa.
- Pregunta al final qué respuestas pueden confirmarte por correo.
¿Qué preguntar sobre normativa?
- ¿Qué obligaciones fiscales y de registro de mi país cubre el sistema? Respuesta esperable: una lista concreta con el nombre de cada obligación. Compárala con la guía de tu país en el directorio, por ejemplo España o Colombia.
- ¿Lo cubre de forma propia o a través de un tercero? Ambas opciones son válidas. Si interviene un tercero, pregunta quién es, si tiene coste aparte y quién responde ante un fallo.
- ¿Puedo ver el proceso completo ahora? Pide que emitan un comprobante o generen un registro de huésped en la demo. «Está en la hoja de ruta» significa que hoy no existe.
- ¿Cómo se actualiza cuando cambia la norma? Espera una explicación de quién vigila los cambios y si las actualizaciones están incluidas en la cuota.
¿Qué preguntar sobre precio y contrato?
- ¿Cuál es el coste total del primer año para mi caso? Debe incluir cuota, alta o implantación, formación y complementos. Pídelo desglosado y por escrito.
- ¿Qué funciones de las que he visto son complementos de pago? Una respuesta honesta separa lo incluido en tu plan de lo que se contrata aparte.
- ¿Hay comisiones por reserva o por transacción? Pregunta por el motor de reservas, el channel manager y los pagos, por separado.
- ¿Qué permanencia y qué preaviso de baja tiene el contrato? Espera plazos concretos y la referencia a la cláusula.
- ¿Cómo cambia el precio si añado habitaciones, usuarios o canales? Debe existir una tabla o una regla clara, no una negociación caso a caso.
¿Qué preguntar sobre soporte e implantación?
- ¿Por qué canales atiende una persona, en qué horario y en qué idioma? Contrasta la respuesta con tu horario real, incluidos fines de semana.
- ¿El soporte telefónico o prioritario depende del plan? En varios productos es así; conviene saberlo antes de elegir plan.
- ¿Quién configura el sistema y cuánto tarda la puesta en marcha? Espera un calendario con tareas repartidas entre el proveedor y tu equipo.
- ¿Qué ocurre si el sistema cae en plena jornada? Deben explicarte cómo avisan, por dónde y qué puedes seguir haciendo mientras tanto.
¿Qué preguntar sobre los datos?
- ¿Puedo exportar reservas, clientes y facturas en cualquier momento? La respuesta esperable es sí, en formatos estándar y sin pedirlo a soporte.
- ¿Qué pasa con mis datos si me doy de baja? Deben indicarte durante cuánto tiempo puedes acceder o descargar y si tiene coste.
- ¿Migran los datos de mi sistema actual? Pregunta qué se traslada (reservas futuras, histórico, clientes), quién lo hace y si se cobra.
¿Qué preguntar sobre integraciones?
- ¿La conexión con mis canales es bidireccional y qué sincroniza? Di qué portales usas y pide ver la lista de conexiones. Un channel manager debería actualizar disponibilidad y precios y recibir las reservas sin intervención.
- ¿Se integra con lo que ya tengo? Nombra tus herramientas: cerraduras, TPV, contabilidad, pasarela de pago. Si no hay integración, pregunta si existe una API abierta documentada y si su uso tiene coste.
¿Cómo interpretar las respuestas?
| Buena señal | Señal de alerta |
|---|---|
| Lo enseñan en pantalla durante la demo | «Eso lo ve el equipo técnico después» |
| Lo confirman por correo | Solo de palabra |
| Reconocen lo que el producto no hace | Todo es posible, sin matices |
| Dan precios y plazos concretos | «Depende», sin explicar de qué |
Después de la demo, contrasta lo anotado con la ficha del producto en el directorio. Cada dato de la ficha tiene su fuente, y la metodología explica qué significa que un dato figure como sin verificar: el proveedor no lo publica, así que es precisamente lo que debes preguntar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar la demo de un software hotelero?
Lo suficiente para ver tus casos reales además de la presentación general. Si la sesión se va en diapositivas, pide una segunda centrada en la operación diaria: crear una reserva, hacer un check-in, emitir una factura y cerrar el día. Es preferible una sesión más larga que contratar sin haberlo visto.
¿Quién del hotel debería asistir a la demo?
Además de quien decide la compra, conviene que asista alguien de recepción, que usará el sistema a diario, y quien lleve la administración o la contabilidad. Cada uno detecta problemas distintos: uno en el manejo del calendario y otro en la facturación y los informes.
¿Es mejor una demo o una prueba gratuita?
Se complementan. La demo permite preguntar y ver funciones avanzadas con alguien que conoce el producto. La prueba gratuita, cuando existe, permite comprobar con calma si el manejo diario resulta cómodo. Si el proveedor ofrece ambas, haz primero la demo y después la prueba con tus propios datos.