Cómo elegir un PMS para un hotel pequeño

Un hotel pequeño no tiene departamento de sistemas ni tiempo para probar seis programas. La forma más rápida de acertar es aplicar los criterios en orden: los primeros descartan candidatos y los últimos desempatan. Este es el orden que conviene seguir.

1. ¿Cumple la normativa de tu país?

Es el primer filtro porque no admite término medio. Si el PMS no emite los comprobantes fiscales que exige tu autoridad tributaria, o no envía el registro de viajeros donde es obligatorio, tendrás que hacerlo aparte, a mano o con otro programa.

Qué se exige cambia de un país a otro. Las guías del directorio lo resumen con sus fuentes oficiales: España, México, Argentina, Colombia, Chile y Perú tienen la suya. Con la lista de requisitos delante, pregunta al proveedor tres cosas:

• Si lo cubre el propio producto o un socio, y quién paga a ese socio.
• En qué plan está incluido.
• Si puede enseñártelo funcionando en la demo con un caso de tu país.

Una respuesta del tipo «es compatible» sin documentación no basta. Pide el artículo del centro de ayuda que lo explica.

2. ¿Qué módulos incluye la cuota?

El segundo filtro es qué obtienes por el precio base. Un hotel pequeño suele necesitar, como mínimo:

• Calendario de reservas, check-in y check-out.
• Facturación.
• Channel manager para los portales donde vendes.
• Motor de reservas para tu web.
• Limpieza e informes básicos.

En unos productos todo esto forma parte de un único plan; en otros, el channel manager, el motor o el check-in online se pagan aparte o solo están en planes superiores. Ninguno de los dos modelos es mejor por sí mismo: el modular puede salir más barato si necesitas poco, y el todo incluido evita sorpresas. Lo que importa es comparar lo mismo. Las fichas de la categoría PMS marcan cada función como incluida, complemento o sin verificar.

3. ¿Cuánto cuesta para tu número de habitaciones?

Compara el coste total anual, no el precio «desde». Para calcularlo necesitas:

1. La cuota para tu número exacto de habitaciones o unidades.
2. Los complementos que vas a usar de verdad.
3. Los costes de alta, configuración o formación, si existen.
4. Las comisiones por reserva o por transacción, si el proveedor las cobra.
5. La permanencia y el preaviso para darte de baja.

Algunos proveedores publican sus precios y otros solo entregan presupuesto tras una demostración. Que un proveedor no publique precios no dice nada sobre si es caro o barato, pero te obliga a pedir la oferta por escrito y con el desglose anterior. El directorio recoge únicamente los precios que cada proveedor publica.

4. ¿Qué soporte tendrás?

En un hotel pequeño, quien atiende la recepción es también quien llama al soporte. Comprueba:

• Idioma de atención y horario, en tu zona horaria.
• Canales: teléfono, chat, WhatsApp o solo tickets.
• Si la atención telefónica depende del plan.
• Qué ayuda incluye la puesta en marcha: carga de datos, conexión de canales, formación.

Pregunta también qué ocurre un sábado por la noche si el sistema no deja hacer un check-in. La respuesta a esa pregunta concreta dice más que cualquier descripción general del servicio.

5. ¿Podrás sacar tus datos?

Es el último criterio porque rara vez descarta a un candidato, pero evita quedar atrapado. Antes de firmar, confirma que puedes exportar, sin coste y en un formato abierto, los huéspedes, las reservas futuras, el histórico y las facturas. Pregunta también si el producto tiene una API abierta: aunque hoy no la uses, es lo que permitirá conectar más adelante cerraduras, contabilidad o herramientas de precios.

¿Cómo aplicar los criterios en la práctica?

• Haz una lista corta de tres candidatos que pasen el primer filtro.
• Pide a los tres la misma demostración, con tus casos reales: una reserva de portal, una directa con anticipo, una factura a empresa y una salida anticipada.
• Solicita la oferta por escrito con el coste total del primer año.
• Si hay periodo de prueba, úsalo con reservas reales de una semana, no con datos de ejemplo.
• Habla con otro alojamiento de tu tamaño y tu país que ya lo use.

El directorio no asigna puntuaciones ni elige un ganador; la metodología explica de dónde sale cada dato y qué significa que algo figure como sin verificar.

Preguntas frecuentes

¿Necesita un PMS un hotel de menos de diez habitaciones?

Depende de cuántos canales uses y de las obligaciones fiscales y de registro de tu país. Con un solo canal y pocas reservas, una hoja de cálculo puede bastar durante un tiempo. En cuanto vendes en varios portales o debes emitir comprobantes electrónicos, un PMS evita errores y trabajo duplicado.

¿Es mejor un PMS todo en uno o módulos de varios proveedores?

Para un hotel pequeño, un único proveedor simplifica el soporte y evita problemas de sincronización entre sistemas. Combinar herramientas tiene sentido cuando necesitas algo que el todo en uno no cubre bien. En ese caso, confirma que la conexión entre ambas es bidireccional y quién responde si falla.

¿Cuánto tiempo lleva poner en marcha un PMS en un hotel pequeño?

No hay un plazo único: depende de cuántos canales haya que conectar, de si se migran reservas e histórico y de la disponibilidad del equipo para formarse. Pide al proveedor un calendario por escrito con las tareas de cada parte y evita hacer el cambio en plena temporada alta.