Cómo cambiar de PMS sin perder reservas
Para cambiar de PMS sin perder reservas hay que inventariar los datos del sistema actual, cargar y cotejar todas las reservas futuras, reconectar los canales en un orden controlado, trabajar unos días en paralelo y elegir para el cambio una fecha de baja ocupación, con un plan de vuelta atrás preparado.
Cambiar de PMS da respeto porque el sistema contiene lo que el alojamiento ya ha vendido. El riesgo real no está en el programa nuevo, sino en el traslado: una reserva que no se copia, un canal que queda abierto con disponibilidad antigua, un anticipo que no aparece. Una migración ordenada reduce esos riesgos a comprobaciones concretas.
¿Qué datos hay que inventariar antes de empezar?
Haz una lista de todo lo que vive hoy en el sistema actual y decide, para cada elemento, si se migra, se archiva o se descarta:
- Reservas futuras, con huésped, fechas, habitación o tipo, tarifa, canal de origen y estado de pago.
- Anticipos y saldos pendientes.
- Ficha de clientes y sus preferencias, respetando la normativa de protección de datos aplicable.
- Tipos de habitación, tarifas, temporadas y restricciones.
- Histórico de reservas y facturas, que puede necesitarse para informes y obligaciones fiscales.
- Plantillas de correos, políticas de cancelación y textos legales.
- Integraciones activas: canales, pasarela de pago, cerraduras, TPV, contabilidad.
Pregunta al proveedor actual en qué formato puedes exportar los datos y durante cuánto tiempo conservarás el acceso tras la baja. Pregunta al nuevo qué importa de forma automática y qué habrá que teclear.
¿Cómo se trasladan las reservas futuras?
Es la parte crítica. Hay dos vías, y a menudo se combinan:
- Importación a partir de un archivo exportado, que el nuevo proveedor carga o te ayuda a cargar.
- Carga manual, viable cuando el volumen es pequeño.
En ambos casos, coteja después de cargar:
- El número total de reservas futuras coincide en ambos sistemas.
- La ocupación por día coincide, al menos en las fechas más cargadas.
- Los importes y los anticipos cobrados coinciden.
- Cada reserva conserva su canal de origen y su localizador, para que las modificaciones y cancelaciones que lleguen después encuentren su reserva.
Las reservas que entren entre la exportación y el cambio hay que anotarlas aparte y cargarlas a mano.
¿En qué orden se reconectan los canales?
La conexión con las agencias es donde se producen las ventas duplicadas. El channel manager nuevo debe empezar a enviar disponibilidad solo cuando el inventario cargado sea correcto.
- Prepara en el sistema nuevo la correspondencia entre tus tipos de habitación y tarifas y los de cada canal.
- Pregunta cómo se hace el traspaso de la conexión en cada canal y cuánto tarda; no depende solo de tu proveedor.
- Durante el traspaso, valora reducir la disponibilidad publicada para tener margen ante un desajuste.
- Tras conectar, compara el calendario del canal con el del PMS en varias fechas y haz una reserva de prueba.
- Comprueba que las modificaciones y cancelaciones también llegan.
El motor de reservas de la web se cambia al final de esta fase, verificando que los enlaces y botones apuntan al nuevo.
¿Para qué sirve un periodo en paralelo?
Trabajar unos días con los dos sistemas permite detectar errores mientras el antiguo sigue siendo la referencia. No hace falta duplicar toda la operación; basta con:
- Registrar las reservas nuevas en ambos.
- Hacer en el nuevo algunos procesos completos: una entrada, un cobro, una factura, una salida, un cierre de día.
- Comparar los informes de ocupación e ingresos de un mismo día.
Fija una fecha de fin: un paralelo que se alarga multiplica el trabajo y los descuidos.
¿Cómo organizar el día del cambio?
Elige un día de baja ocupación y pocas llegadas, y evita vísperas de fechas señaladas.
- Exporta una copia final de los datos del sistema antiguo.
- Carga las reservas de última hora y repite el cotejo.
- Activa las conexiones de canales según lo planificado.
- Cambia el motor de reservas de la web.
- Traslada las estancias en curso con sus cargos acumulados.
- Revisa canal por canal que la disponibilidad publicada coincide.
- Ten a mano el contacto de soporte de ambos proveedores y un listado impreso de llegadas de los días siguientes.
Define de antemano qué situación te haría volver atrás y cómo lo harías. Durante las semanas siguientes, revisa a diario la conciliación entre reservas recibidas por canal y reservas registradas.
¿Qué preguntar al nuevo proveedor antes de firmar?
- ¿La migración de datos está incluida en el precio o se presupuesta aparte?
- ¿Quién hace la importación y quién la valida?
- ¿Qué datos no se pueden importar?
- ¿Hay acompañamiento el día del cambio y en qué horario?
- ¿Cómo se exportan los datos si más adelante decido irme?
Las fichas de la categoría PMS recogen lo que cada proveedor publica sobre permanencia y condiciones, y la metodología explica cómo se verifican esos datos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo lleva cambiar de PMS?
Depende del volumen de reservas futuras, del número de canales e integraciones y de cuánto se importe de forma automática. Pide al nuevo proveedor un calendario por fases con responsables, y reserva tiempo propio para cotejar los datos, que es la tarea que no se puede delegar.
¿Se pierden las reservas de las agencias al cambiar de sistema?
No deberían perderse si se cargan en el nuevo PMS antes de activar la conexión y se conserva el localizador de cada una. El riesgo está en las que entran durante el traspaso, que conviene anotar aparte y verificar una por una.
¿Cuál es el mejor momento del año para migrar?
El de menor ocupación y menos llegadas diarias, con margen suficiente antes de la temporada alta para que el equipo gane soltura. Un cambio hecho en plena temporada deja menos tiempo para comprobar y cualquier error afecta a más huéspedes.