Qué revisar en el contrato de un software hotelero
Antes de firmar un software hotelero revisa cinco puntos: la duración y la renovación, el preaviso para darte de baja, quién es dueño de los datos y cómo se exportan, cómo y cuándo puede subir el precio, y qué nivel de servicio se compromete por escrito. Lo que no figura en el contrato no es exigible.
La demostración enseña lo que el producto hace; el contrato dice en qué condiciones lo usarás y cómo podrás dejarlo. Las condiciones generales de un software hotelero suelen ser un documento estándar que casi nadie lee completo, y es ahí donde aparecen la permanencia, las renovaciones automáticas y los límites del soporte. Esta guía recorre los apartados que conviene leer con calma.
¿Qué duración y qué permanencia tiene?
Empieza por identificar tres cosas distintas que a menudo se confunden:
- Periodo de facturación. Mensual, anual o de varios años. Los periodos largos suelen tener descuento a cambio de compromiso.
- Renovación. Si el contrato se prorroga solo al terminar el periodo y por cuánto tiempo.
- Permanencia. Si hay un plazo mínimo durante el cual no puedes darte de baja o tendrías que pagar lo que falta.
Las fórmulas son muy variadas. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, hay proveedores que declaran no tener permanencia, otros que exigen un mínimo de meses facturados por adelantado al dar de alta el servicio, otros que ofrecen descuento a cambio de un compromiso anual y otros que no publican el dato. Que un proveedor no lo publique no significa que no tenga permanencia: significa que debes pedirlo por escrito. Cada ficha del directorio recoge lo que el proveedor declara.
¿Con cuánto preaviso puedes darte de baja?
El preaviso es el plazo que debe transcurrir entre que comunicas la baja y que deja de facturarse. Revisa:
- Cuántos días de antelación exige y desde cuándo se cuentan.
- Por qué vía debe comunicarse: correo, formulario, panel de control. Una baja enviada por un canal no previsto puede no considerarse válida.
- Si la baja surte efecto de inmediato o al terminar el periodo ya pagado.
- Si hay reembolso de la parte no utilizada y con qué condiciones.
- Si existen penalizaciones o gastos de cancelación.
¿De quién son los datos y cómo se exportan?
Los datos de huéspedes, reservas y facturas son del alojamiento, pero el contrato debe decirlo y, sobre todo, explicar cómo te los llevas. Comprueba:
- Que el contrato reconoce que los datos son tuyos y que el proveedor los trata por encargo.
- Qué puedes exportar por tu cuenta desde el sistema y en qué formato: hojas de cálculo, CSV, PDF, acceso por API.
- Si la exportación completa tiene coste o requiere pedirla al soporte.
- Durante cuánto tiempo conservan los datos después de la baja y si puedes seguir entrando en modo consulta.
¿Cómo puede cambiar el precio?
El precio de entrada rara vez es el precio de los años siguientes. Busca en el contrato:
- Cláusula de revisión. Si el proveedor puede subir la cuota, con qué frecuencia, con qué aviso previo y si se vincula a algún índice o queda a su criterio.
- Derecho a salir. Si una subida te permite darte de baja sin penalización.
- Variables que mueven la cuota. Número de habitaciones, usuarios, canales conectados, propiedades. Crecer puede hacerte cambiar de tramo.
- Comisiones. Porcentajes por reserva del motor de reservas o del channel manager, y comisiones de la pasarela de pagos.
Pide un presupuesto que sume todo lo que vas a usar durante un año completo, impuestos incluidos, y compáralo con el de otras opciones en comparar.
¿Qué nivel de servicio se compromete?
Lo que el comercial promete sobre el soporte solo cuenta si está escrito. Revisa:
- Horario de atención y zona horaria, canales disponibles (teléfono, chat, correo) e idioma.
- Si el soporte es igual en todos los planes o mejora en los superiores.
- Tiempos de respuesta comprometidos según la gravedad de la incidencia.
- Disponibilidad garantizada del servicio y compensación si no se cumple.
- Limitación de responsabilidad: qué asume el proveedor si una caída o un fallo de sincronización provoca una doble reserva.
Lista de comprobación antes de firmar
- Duración, renovación automática y permanencia, identificadas por separado.
- Plazo y canal de preaviso, con la fecha límite anotada.
- Propiedad de los datos reconocida y exportación probada.
- Cláusula de subida de precio y derecho a salir.
- Coste total anual con complementos, comisiones y costes únicos.
- Horario, canales y tiempos de soporte por escrito.
Los criterios con los que el directorio recoge precios y permanencias están en la metodología.
Preguntas frecuentes
¿Es negociable el contrato de un software hotelero?
Las condiciones generales suelen ser estándar, pero hay margen en lo particular: duración del compromiso, descuentos, costes de alta, formación o migración incluidas. Lo que se acuerde debe constar en el pedido o en un anexo firmado. Un correo del comercial sirve de prueba, pero es más seguro que figure en el documento contractual.
¿Qué pasa con mis datos si el proveedor cierra o deja de dar servicio?
Depende de lo que diga el contrato sobre conservación y devolución de datos. Por eso conviene que reconozca tu derecho a exportarlos en un formato utilizable y que hagas exportaciones periódicas por tu cuenta, sin esperar a la baja. Guardar copias propias de reservas, huéspedes y facturas reduce la dependencia.
¿Qué diferencia hay entre permanencia y preaviso?
La permanencia es un plazo mínimo durante el cual no puedes dejar el servicio sin pagar lo que resta. El preaviso es la antelación con la que debes comunicar la baja para que surta efecto. Un contrato puede no tener permanencia y exigir preaviso, o combinar ambos.