Software hotelero con facturación DIAN en Colombia

Un alojamiento en Colombia no solo factura electrónicamente: también registra a sus huéspedes en dos sistemas distintos. Por eso, al comparar software conviene mirar tres siglas a la vez, DIAN, SIRE y TRA, y comprobar qué documenta cada proveedor sobre cada una.

¿Qué significan DIAN, SIRE y TRA?

La guía de Colombia describe cada obligación con su norma y su fuente oficial. En resumen:

• DIAN: es la autoridad tributaria que valida la facturación electrónica. El software puede transmitir directamente o a través de un proveedor tecnológico.
• SIRE: es la plataforma de Migración Colombia en la que los alojamientos reportan el ingreso y la salida de huéspedes extranjeros.
• TRA: es la Tarjeta de Registro de Alojamiento, el registro de huéspedes en el sistema del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Son tres trámites con tres destinatarios. Un producto puede cubrir uno y no los otros. Esta nota es información general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal.

¿Qué criterio usa el directorio?

Cada ficha recoge lo que el proveedor publica sobre Colombia y distingue entre función propia y función prestada por un socio. Cuando la documentación no menciona un reporte, la ficha lo dice así. «Sin información» significa que el proveedor no publica el dato, no que no lo tenga. El método está descrito en la metodología.

¿Qué productos documentan los tres frentes?

• LobbyPMS: factura electrónica, documento soporte y notas crédito ante la DIAN mediante un proveedor tecnológico autorizado, no con emisión propia. Reporta los huéspedes extranjeros al SIRE en el check-in y el check-out y envía la TRA de forma automática al hacer el check-out.
• Cloudbeds: lo cubre todo mediante socios. La facturación ante la DIAN se presta con Alegra by sHUB y Facturación by sHUB, la TRA con TRA by sHUB y el SIRE con SIRE by sHUB y Chekin.

¿Cuáles documentan solo la facturación ante la DIAN?

• Pxsol: factura electrónica emitida desde el PMS con integración directa, o Siigo Nube como alternativa. Las páginas consultadas no mencionan SIRE ni TRA.
• Zeus Cloud PMS: Siesa, la empresa que lo desarrolla, declara ser proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para factura electrónica, documento soporte, notas y documento equivalente, y el PMS se complementa con ese servicio. La página del PMS no menciona el reporte SIRE ni la TRA.

Otros dos productos documentan una parte distinta del cumplimiento:

• Avirato: su base de conocimiento indica integración con TRA y SIRE, sin precisar si el envío es automático, e integraciones contables con Siigo y Alegra. No se encontró evidencia de facturación electrónica ante la DIAN.
• HotelDrive: ofrece un perfil para Colombia con pesos, IVA y NIT, pero emite un documento interno. La emisión legal ante la DIAN se conecta con el proveedor del hotel y su propia comparativa la marca como pendiente. No menciona SIRE ni TRA.

Esta tabla resume lo anterior:

Producto	DIAN	SIRE	TRA
LobbyPMS	Vía proveedor tecnológico	Documentado	Documentado
Cloudbeds	Vía socios	Vía socios	Vía socio
Pxsol	Integración directa	No se menciona	No se menciona
Zeus Cloud PMS	Vía Siesa	No se menciona	No se menciona
Avirato	Sin evidencia	Integración indicada	Integración indicada
HotelDrive	Pendiente	No se menciona	No se menciona

¿Qué ocurre con el resto de productos?

Las demás fichas no recogen información de cumplimiento para Colombia. Antes de descartar o de dar por bueno un producto, pide al proveedor la documentación concreta. El listado de software permite revisar ficha por ficha.

¿Qué preguntar al proveedor?

1. ¿La factura electrónica se transmite a la DIAN directamente o mediante un proveedor tecnológico? ¿Quién firma ese contrato?
2. ¿Cubre también el documento equivalente electrónico del punto de venta, las notas y el documento soporte?
3. ¿Hay un límite de documentos incluidos al mes y cuánto cuesta superarlo?
4. ¿El reporte al SIRE se envía solo o hay que cargar un archivo?
5. ¿La TRA se envía desde el check-in sin volver a digitar los datos?
6. ¿Dónde se registra el número del Registro Nacional de Turismo del establecimiento?
7. ¿El sistema factura sin IVA el hospedaje a residentes en el exterior y guarda los soportes?

Pide que las respuestas consten en la propuesta comercial y no solo en la demostración.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre la TRA y el SIRE?

Son dos reportes distintos. La TRA es el registro de los huéspedes del alojamiento en el sistema del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. El SIRE es la plataforma de Migración Colombia en la que hoteles y alojamientos reportan el ingreso y la salida de los huéspedes extranjeros.

¿Es un problema que el software facture ante la DIAN mediante un proveedor tecnológico?

No por sí mismo. Es una vía prevista: el software entrega los datos y un tercero autorizado transmite el documento. Conviene saber quién contrata a ese proveedor, si tiene un coste aparte, cuántos documentos incluye y a quién se reclama si falla un envío.

¿Qué hago si la ficha de un producto no dice nada sobre Colombia?

Significa que el proveedor no publica información de cumplimiento para el país, no que carezca de ella. Pide por escrito cómo resuelve la facturación ante la DIAN y los reportes SIRE y TRA, y solicita una demostración con un caso real antes de contratar.