Depósitos y fianzas por daños: cómo gestionarlos
Una fianza por daños puede gestionarse como preautorización, que retiene el importe en la tarjeta sin cobrarlo, o como cobro real que después se devuelve. La preautorización da menos trabajo si la estancia es corta; el cobro encaja en estancias largas. En ambos casos hay que comunicar importe, plazo y causas de retención antes de reservar.
La fianza por daños es una garantía que el huésped deja para cubrir desperfectos, pérdidas de llaves o incumplimientos de las normas de la casa. Es habitual en apartamentos turísticos y viviendas vacacionales, y menos en hoteles, donde suele bastar una tarjeta en garantía.
¿Qué diferencia hay entre depósito, fianza y preautorización?
Los tres términos se mezclan con frecuencia y conviene separarlos:
- Depósito o anticipo: parte del precio de la estancia que se paga por adelantado. No es una garantía, sino un pago a cuenta.
- Fianza por daños: importe adicional al precio, que se devuelve si no hay incidencias.
- Preautorización: una de las formas de constituir esa fianza. El banco retiene un importe en la tarjeta del huésped sin llegar a cobrarlo.
¿Preautorización o cobro: cuál conviene?
| Preautorización | Cobro y devolución | |
|---|---|---|
| Qué ocurre | Se retiene el importe sin cargarlo | Se carga el importe y luego se reembolsa |
| Qué ve el huésped | Menos saldo disponible | Un cargo y, después, un abono |
| Duración | Limitada; depende del banco emisor | Sin límite técnico |
| Si no hay daños | Se libera | Hay que emitir la devolución |
| Si hay daños | Se captura el total o una parte | Se devuelve la diferencia |
| Encaja mejor en | Estancias cortas | Estancias largas |
La preautorización tiene dos límites. El primero es su caducidad: pasado un tiempo, que fija el banco emisor de la tarjeta, la retención se libera sola, por lo que no sirve para estancias largas salvo que se renueve. El segundo es que no todas las tarjetas la admiten igual.
El cobro real no caduca, pero obliga al alojamiento a hacer una devolución, que puede tardar varios días en verse en la cuenta del huésped según su banco, y puede tener un coste de procesamiento según tu contrato con el proveedor de pagos. Pregunta a tu proveedor cuánto dura una retención y si las devoluciones tienen comisión.
¿Qué hay que comunicar al huésped y cuándo?
La fianza debe conocerse antes de reservar, no en la puerta. Lo que conviene dejar por escrito:
- Importe exacto y moneda.
- Método: retención en tarjeta, cobro o efectivo.
- Momento en que se constituye, por ejemplo antes de la llegada o en el check-in.
- Qué cubre: daños, limpieza extraordinaria, llaves o mandos perdidos, incumplimiento de normas.
- Plazo y vía de devolución.
- Procedimiento si hay una retención: cómo se comunica y qué pruebas se aportan.
Algunos portales tienen reglas propias sobre las fianzas; revisa las de cada canal en el que vendes.
¿Cómo y cuándo se devuelve la fianza?
Un proceso ordenado tiene estos pasos:
- Inventario de entrada: fotografías fechadas del estado del alojamiento antes de cada llegada.
- Revisión de salida: comprobación con la misma lista, a ser posible antes de que entre el siguiente huésped.
- Decisión en un plazo corto: el que hayas anunciado en tus condiciones.
- Sin incidencias: libera la retención o emite la devolución y avisa al huésped con un mensaje.
- Con incidencias: comunica por escrito qué se ha encontrado, con fotografías y con la factura o el presupuesto de la reparación, y retén solo el importe justificado.
Ejemplo: con una fianza de 200 y una reparación de 60, se captura 60 y se liberan 140, con el justificante adjunto.
Los límites legales al importe, a los plazos y a lo que puede retenerse varían según el país y la región. Consulta la guía de tu país, por ejemplo la de España, y a un asesor.
¿Qué pedir al software para gestionar fianzas?
Las funciones que ahorran trabajo son concretas:
- Preautorización de tarjeta desde el propio sistema, con captura parcial y liberación.
- Enlace de pago para que el huésped constituya la fianza antes de llegar, a menudo dentro del check-in online.
- Reglas automáticas: retención unos días antes de la entrada y liberación unos días después de la salida.
- Registro de la fianza en la reserva del PMS, separado del precio de la estancia.
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, de los 25 productos analizados 12 incluyen pagos integrados como función propia, 10 los ofrecen como complemento, 1 declara no tenerlos y en 2 el proveedor no publica el dato. Tener pagos integrados no garantiza que haya preautorización automática de fianzas: es una pregunta que debes hacer al proveedor. Las fichas están en el directorio y en la categoría de alquiler vacacional.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una preautorización de tarjeta en un alojamiento?
Es una retención temporal de un importe en la tarjeta del huésped. El dinero no sale de su cuenta, pero deja de estar disponible hasta que el alojamiento lo libera, lo captura total o parcialmente, o hasta que la retención caduca según las reglas del banco emisor.
¿Cuánto tarda en devolverse una fianza por daños?
Depende del método. Una preautorización se libera cuando el alojamiento la cancela o cuando caduca, y el banco del huésped puede tardar algunos días en reflejarlo. Una devolución de un cobro real sigue los tiempos del proveedor de pagos y del banco. El alojamiento debe anunciar su propio plazo.
¿Puedo quedarme con parte de la fianza si hay daños?
Solo con el importe que puedas justificar y dentro de lo que permitan tus condiciones publicadas, las reglas del portal y la normativa aplicable. Lo prudente es documentar el daño con fotografías fechadas, aportar la factura o el presupuesto y comunicar la retención por escrito al huésped.