Tarifas no reembolsables: cuándo ofrecerlas
Una tarifa no reembolsable cambia un descuento por la certeza del cobro. Conviene ofrecerla junto a una tarifa flexible, en fechas con cancelaciones frecuentes y con un descuento menor que el coste que te suponen esas cancelaciones. Exige cobrar al reservar y explicar las condiciones antes del pago, con claridad.
La tarifa no reembolsable es sencilla de crear y fácil de usar mal. Bien planteada, asegura ingresos y reduce cancelaciones; mal planteada, regala descuento a huéspedes que no iban a cancelar y genera reclamaciones. La diferencia está en cuándo se ofrece, cuánto se rebaja y cómo se explica.
¿Qué es y cómo funciona?
Es una tarifa con precio inferior a la flexible, que se cobra en el momento de reservar y que no se devuelve si el huésped cancela o no se presenta. Suele convivir con una tarifa flexible, más cara, que permite cancelar sin coste hasta una fecha. El huésped elige entre precio y libertad.
Para que funcione, el sistema debe cobrar de verdad en el momento de la reserva. Una tarifa «no reembolsable» que solo guarda los datos de una tarjeta, sin cobrar, queda expuesta a tarjetas sin saldo o caducadas.
¿Qué ventajas y qué riesgos tiene?
Ventajas para el alojamiento:
- Ingreso cierto y anticipado. Mejora la tesorería, sobre todo antes de la temporada.
- Menos cancelaciones. Quien ha pagado tiende a mantener el viaje.
- Previsión más fiable. La ocupación prevista se parece más a la real, lo que ayuda a decidir precios y personal.
- Menos reservas especulativas. Reduce las reservas hechas «por si acaso» en varios alojamientos a la vez.
Riesgos:
- Dilución. Si la mayoría de tus huéspedes no cancela nunca, el descuento reduce el ADR sin evitar ninguna pérdida.
- Reclamaciones. Un huésped que cancela por una causa seria y no recupera nada puede dejar una mala valoración o disputar el cargo con su banco.
- Rigidez. Cada excepción que concedes debilita la tarifa; cada excepción que niegas tiene un coste de imagen.
- Límites legales. Las normas de consumo pueden restringir este tipo de condiciones según el país. Consulta a un asesor antes de redactar la política.
- Fallos de cobro. Si el pago no se ejecuta al reservar, la tarifa pierde su sentido.
¿Qué descuento es razonable?
No hay una cifra válida para todos; depende de cuánto te cuestan hoy las cancelaciones. Dos criterios ayudan:
- El descuento debe ser menor que la pérdida que evita. Ejemplo: de cada diez reservas flexibles para un fin de semana, dos se cancelan tarde y solo logras revender una. Pierdes en torno a una reserva de cada diez. Un descuento del 10 % apenas compensa; uno del 20 % te cuesta más que el problema.
- Debe ser suficiente para que alguien lo elija. Una diferencia mínima no mueve a nadie a renunciar a la flexibilidad.
Empieza con una diferencia moderada y observa qué parte de las reservas la elige y qué ocurre con el ingreso medio. Si casi todos la eligen, probablemente el descuento es excesivo.
¿Cuándo ofrecerla y cuándo no?
Suele tener sentido:
- En fechas y canales donde las cancelaciones son frecuentes.
- Para reservas hechas con mucha antelación, que son las que más se cancelan.
- En temporada baja, para asegurar ingresos.
Suele tener menos sentido:
- En fechas de demanda muy alta, en las que venderías igual a tarifa flexible.
- A pocos días de la llegada, cuando el riesgo de cancelación ya es bajo y el descuento no compra nada.
- Si no puedes cobrar automáticamente al reservar.
Puedes limitarla con restricciones: solo con cierta antelación, solo para estancias de varias noches o cerrada en las fechas punta.
¿Cómo comunicarla al huésped?
La mayoría de los conflictos nacen de que el huésped no entendió lo que contrataba.
- Nombra la tarifa de forma inequívoca: «no reembolsable», no «oferta especial».
- Muestra junto al precio qué implica: se cobra ahora, no se devuelve, no admite cambios (o sí, si los permites).
- Enseña la tarifa flexible al lado, con su precio y su fecha límite de cancelación, para que la elección sea consciente.
- Repite las condiciones en el paso de pago y en el correo de confirmación.
- Decide de antemano qué harás ante causas graves. Muchos alojamientos ofrecen cambiar de fecha en lugar de devolver el dinero; si lo haces, aplícalo con el mismo criterio a todos.
¿Qué pedir al software?
- Varias tarifas por habitación con políticas de cancelación distintas, visibles en el motor de reservas.
- Cobro automático del total al reservar mediante pasarela de pago.
- Tarifa derivada: que la no reembolsable se calcule como un porcentaje de la flexible y siga sus cambios.
- Sincronización de ambas tarifas con los canales a través del channel manager.
- Informe de reservas e ingresos por tarifa.
En las fichas del listado de software puedes ver qué productos declaran pagos integrados o los ofrecen como complemento.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio devolver el dinero si el huésped cancela por una causa grave?
Depende de la legislación de consumo de cada país y de cómo estén redactadas y aceptadas las condiciones. Este artículo no es asesoramiento legal. Consulta a un profesional y define una política escrita para estos casos, por ejemplo ofrecer un cambio de fechas.
¿Debo ofrecer solo la tarifa no reembolsable?
No es lo habitual. Ofrecerla junto a una flexible deja que el huésped elija, capta tanto a quien busca precio como a quien necesita libertad y reduce los conflictos, porque quien renuncia a la cancelación lo hace viendo la alternativa.
¿Cómo sé si mi tarifa no reembolsable está funcionando?
Compara por tarifa el número de reservas, el ingreso medio y las cancelaciones evitadas. Si muy pocos la eligen, la diferencia de precio es escasa o está mal presentada. Si la elige casi todo el mundo y el ingreso medio baja, el descuento es mayor de lo necesario.