Software gratuito para hoteles: qué esperar

«Gratis» puede significar tres cosas distintas en el software hotelero, y confundirlas lleva a decisiones equivocadas. Antes de instalar nada conviene saber qué se ofrece exactamente, qué queda fuera y cuánto costará el paso siguiente.

¿Qué tipos de «gratis» existen?

• Plan gratuito permanente. Una versión reducida del producto que puedes usar sin límite de tiempo.
• Prueba gratuita. El producto completo, o uno de sus planes, durante un periodo limitado. Al terminar hay que pagar o dejar de usarlo.
• Sin cuota fija, con comisión. No se paga suscripción o se paga una reducida, pero el proveedor cobra un porcentaje de cada reserva. No es gratuito: el coste se traslada a las ventas.

¿Qué suele incluir y qué suele limitar un plan gratuito?

Como norma general del sector, un plan gratuito cubre el núcleo del PMS: calendario de reservas, entradas y salidas y ficha de clientes. Lo que acostumbra a quedar fuera o restringido es lo siguiente:

• Distribución. El channel manager y el motor de reservas, que son las piezas que generan ingresos, suelen estar en los planes de pago.
• Tamaño. Puede haber límites de habitaciones, usuarios o reservas.
• Soporte. La atención personal suele reservarse a los clientes de pago.
• Cumplimiento. La facturación electrónica o el envío de datos a registros oficiales pueden no estar incluidos.
• Integraciones y exportación de datos.

Cada proveedor fija sus propios límites, y no siempre los publica. Por eso la pregunta útil no es si el plan es gratuito, sino qué necesitarás pronto que no esté dentro.

¿Qué productos del directorio declaran un plan gratuito?

Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, sobre 25 productos:

• Declara plan gratuito: Avirato. Su página de planes describe un PMS básico gratuito con reservas centralizadas, calendario de disponibilidad, check-in y check-out, facturas y datos de clientes. La página no detalla los límites de esa versión. El channel manager, el motor de reservas y el check-in online figuran en sus planes de pago, cuyos importes no publica.
• Declaran no tener plan gratuito o no lo ofrecen en su página de precios: dieciséis productos.
• No publican el dato: ocho productos. Que no lo publiquen no significa que no exista; hay que preguntarlo.

Lo que sí es frecuente es la prueba gratuita. Nueve productos declaran una de entre 14 y 30 días, y la mayoría indica que no pide tarjeta de crédito para iniciarla. Otros solo ofrecen demostración guiada. El detalle de cada caso está en las fichas del listado de software, en el apartado de precios.

Algunos proveedores tienen un plan de entrada con cuota reducida más una comisión por reserva. Es el tercer tipo de «gratis» descrito arriba y conviene calcularlo con tus propias cifras.

¿Cómo calcular si un plan con comisión sale a cuenta?

Compara el coste anual de cada modalidad con tus ventas previstas. Ejemplo hipotético: un plan cobra una cuota de 30 € al mes más un 1 % de las reservas, y otro cobra 60 € al mes sin comisión. Con 2.000 € de reservas mensuales, el primero cuesta 50 € y el segundo 60 €. Con 5.000 €, el primero cuesta 80 €. El punto en que se igualan depende de tu volumen, no del nombre del plan.

Comprueba también sobre qué reservas se aplica la comisión: todas, solo las directas o solo las que pasan por el sistema del proveedor.

¿Qué preguntar antes de usar un plan gratuito?

1. ¿Qué límites tiene: habitaciones, usuarios, reservas, tiempo?
2. ¿Incluye conexión con canales y motor de reservas?
3. ¿Qué soporte recibo y por qué vía?
4. ¿Cubre las obligaciones de facturación y registro de mi país?
5. ¿Puedo exportar mis reservas y clientes en cualquier momento?
6. ¿Cuánto cuesta el primer plan de pago para mi tamaño?
7. ¿Qué ocurre con mis datos si dejo de usarlo?

¿Para quién tiene sentido?

Un plan gratuito puede servir a un alojamiento muy pequeño que hoy trabaja con una hoja de cálculo y vende por pocos canales, o como forma de conocer un producto con datos reales antes de pagar. Encaja peor cuando ya dependes de varias agencias online, porque sin sincronización de canales el riesgo de vender dos veces la misma noche sigue ahí.

Recuerda que la implantación tiene un coste aunque la licencia no lo tenga: cargar habitaciones, tarifas y reservas, y formar al equipo. Elegir por precio un sistema que habrá que abandonar en pocos meses duplica ese trabajo. La metodología del directorio explica cómo se comprueban los datos de precios, y el comparador permite contrastar varios productos.

Preguntas frecuentes

¿Existe software hotelero completamente gratuito?

Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, de 25 productos solo Avirato declara un plan gratuito permanente, limitado a funciones básicas del PMS. El resto cobra una suscripción, y varios ofrecen una prueba gratuita de duración limitada para evaluar el producto.

¿Qué diferencia hay entre una prueba gratuita y una demo?

En una prueba gratuita usas el sistema por tu cuenta durante unos días, con tus habitaciones y tarifas. En una demo, un comercial te lo enseña. La prueba permite comprobar si el producto encaja con tu operación; la demo solo muestra lo que el proveedor decide enseñar.

¿Un plan sin cuota fija y con comisión es más barato?

Depende de tu volumen de reservas. Con pocas ventas, pagar un porcentaje cuesta menos que una cuota fija; a partir de cierto volumen ocurre lo contrario. Calcula ambos casos con tus ingresos previstos y confirma sobre qué reservas se aplica la comisión.