Cómo organizar tarifas por temporada

Un calendario de tarifas por temporada es la forma más sencilla de cobrar más cuando hay demanda y de llenar cuando no la hay. No exige herramientas avanzadas: basta con el histórico del alojamiento, un calendario y un método. Estos son los pasos, en orden.

¿Cómo se definen las temporadas?

Las temporadas no se copian del vecino ni del calendario escolar sin más: salen de tus propios datos.

1. Reúne el histórico. Ocupación y precio medio por semana de los dos o tres últimos años. El PMS suele ofrecerlo en sus informes.
2. Ordena las semanas por demanda. Las que se llenan con antelación y a buen precio, las intermedias y las que cuesta vender.
3. Agrúpalas en niveles. Tres o cuatro son suficientes: alta, media y baja, y si acaso un nivel superior para fechas excepcionales.
4. Marca los límites con fechas concretas. Cada día del año debe pertenecer a un nivel.

Si el alojamiento es nuevo y no tiene histórico, parte de los periodos vacacionales y festivos de tus mercados de origen, observa los precios de alojamientos comparables y corrige en cuanto tengas datos propios.

¿Cómo se fija el precio de cada temporada?

• Empieza por una tarifa base. La de temporada media, calculada para cubrir costes y dejar margen con una ocupación razonable.
• Define las demás como variación de la base. Un porcentaje por encima para la alta y por debajo para la baja. Así, al revisar la base se mueve todo el calendario de forma coherente.
• Establece un suelo. Un precio mínimo por debajo del cual no vendes, ni en la peor semana.
• Distingue el día de la semana. En muchos destinos, el fin de semana y los días laborables se comportan como temporadas distintas dentro de la misma semana.

Ejemplo ilustrativo, con cifras hipotéticas: una tarifa base de 100 en temporada media, 130 en alta y 80 en baja, con un suplemento de 15 las noches de viernes y sábado y un suelo de 70.

¿Qué hacer con eventos y puentes?

Son fechas que no encajan en la temporada que las rodea y conviene tratarlas una a una.

Eventos. Ferias, festivales, congresos, competiciones o fiestas locales. Anota los que se repiten cada año y vigila los que cambian de fecha.

• Cárgalos en el calendario en cuanto se anuncien.
• Aplica un nivel de precio propio, por encima de la temporada.
• Añade restricciones: estancia mínima o cierre de llegadas y salidas en los días centrales, para que una reserva de una noche no rompa el periodo.

Puentes y festivos. Un festivo junto al fin de semana concentra la demanda en tres o cuatro noches.

• Exige como estancia mínima el puente completo, al menos hasta pocas semanas antes.
• Vigila las noches de los extremos, que son las que quedan sueltas.
• Ten presente que los festivos varían por país y por región: mira el calendario de tus mercados de origen, no solo el local.

¿Cómo cargarlo en el sistema?

• Con antelación suficiente. Ten tarifas cargadas para los próximos doce meses como mínimo; quien reserva pronto no puede comprar lo que no está a la venta.
• En un solo lugar. Define las tarifas en el PMS o en el channel manager y deja que se distribuyan a los portales y al motor de reservas. Cambiarlas a mano en cada extranet acaba en errores.
• Con las restricciones incluidas. Comprueba que la estancia mínima y los cierres también se envían a cada canal.

Un calendario por temporadas es un sistema de reglas fijas. Cuando el alojamiento quiere que el precio reaccione solo a la demanda de cada día, el paso siguiente es un sistema de revenue management, cuyas opciones se comparan en la categoría de revenue management.

¿Cómo hacer la revisión anual?

Reserva un momento fijo al año, al terminar la temporada alta, y repasa:

1. Qué fechas se llenaron demasiado pronto. Señal de precio bajo: súbelas de nivel.
2. Qué fechas quedaron vacías. Señal de precio alto o de restricciones excesivas.
3. Dónde están los límites. Si la primera semana de la temporada alta se vende como media, mueve la frontera.
4. Qué eventos cambian. Fechas nuevas, eventos que desaparecen o que se trasladan.
5. Cómo caen los festivos. El calendario del año siguiente no repite los puentes del anterior.

Entre revisiones, una mirada mensual a la ocupación de los meses siguientes permite corregir fechas concretas sin rehacer el calendario.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas temporadas debe tener un alojamiento pequeño?

Tres o cuatro niveles suelen bastar: alta, media, baja y, si hace falta, uno superior para eventos y fechas excepcionales. Con más niveles la gestión se complica y las diferencias de precio entre uno y otro dejan de ser significativas. Lo importante es que cada día del año tenga un nivel asignado.

¿Con cuánta antelación hay que cargar las tarifas?

Lo recomendable es tener a la venta al menos los doce meses siguientes. Las reservas más anticipadas suelen corresponder a las fechas de mayor demanda, y un calendario sin precios cargados las deja fuera. Si aún no has decidido la tarifa definitiva, carga una prudente y ajústala después.

¿Qué diferencia hay entre tarifas por temporada y precios dinámicos?

Las tarifas por temporada son un calendario fijo que se decide de antemano y se revisa de vez en cuando. Los precios dinámicos cambian con frecuencia según la ocupación, el ritmo de reservas y otros indicadores. Muchos alojamientos pequeños usan las temporadas como base y ajustan a mano fechas concretas.