Cómo cobrar anticipos y señas en un alojamiento
Un anticipo o seña es un pago parcial que el huésped hace al reservar para garantizar la estancia. Conviene pedirlo cuando una cancelación tardía es difícil de revender, fijar un importe proporcional al riesgo, registrarlo en la reserva como cobro a cuenta y dejar por escrito cuándo se devuelve.
El anticipo cumple dos funciones: filtra las reservas poco firmes y adelanta parte del ingreso. Mal gestionado produce el efecto contrario: cobros que nadie sabe a qué reserva corresponden, huéspedes que pagan dos veces y devoluciones discutidas.
¿Cuándo conviene pedir un anticipo?
No todas las reservas lo necesitan. Tiene más sentido cuanto más cueste una cancelación de última hora:
- Fechas de demanda alta, en las que rechazas otras reservas para guardar esa habitación.
- Estancias largas o de importe alto, donde un hueco es difícil de rellenar.
- Reservas hechas con mucha antelación, que tienen más tiempo para cancelarse.
- Reservas directas por teléfono, correo o mensajería, en las que no hay una tarjeta en garantía.
- Alojamientos con pocas unidades, donde cada cancelación pesa mucho sobre la ocupación.
En reservas de última hora o en tarifas flexibles de temporada baja, pedir un pago previo puede restar más reservas de las que protege.
¿Qué importe pedir?
No existe una cifra correcta para todos. Hay tres formas habituales de definirlo:
| Forma | Ventaja | Inconveniente |
|---|---|---|
| Primera noche | Fácil de explicar y de calcular | Protege poco en estancias largas |
| Porcentaje del total | Proporcional al valor de la reserva | Obliga a recalcular si cambian las fechas |
| Importe fijo | Muy simple de comunicar | Desproporcionado en reservas muy cortas o muy largas |
Ejemplo ilustrativo: una estancia de 4 noches a 100 por noche suma 400. Con un anticipo del 25 %, el huésped paga 100 al reservar y 300 a la llegada.
Como regla, el anticipo debería acercarse a lo que perderías si la reserva se cancela fuera de plazo, y coincidir con la penalización que anuncia tu política de cancelación.
Los límites al importe y las condiciones de devolución pueden estar regulados por la normativa de consumo de cada país. Esta guía no entra en ello; revisa la guía de tu país, por ejemplo la de España, y consulta a tu asesor.
¿Cómo cobrarlo?
- Enlace de pago enviado por correo o mensajería: útil para reservas telefónicas, con fecha de caducidad para liberar la habitación si no se paga.
- Cobro en el motor de reservas en el momento de reservar: el motor de reservas aplica la regla de anticipo de cada tarifa sin intervención.
- Tarjeta guardada de forma segura y cargo posterior en la fecha acordada.
- Transferencia bancaria: sin coste de pasarela, pero exige conciliar a mano y esperar a que llegue el dinero.
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, los pagos integrados figuran como función propia en doce de los 25 productos analizados y como complemento en otros diez; en dos el proveedor no publica el dato y en uno constan como no disponibles. El detalle por producto está en el listado de software y puedes contrastar dos sistemas en el comparador.
¿Cómo registrarlo en el PMS?
El anticipo debe quedar ligado a la reserva desde el primer momento:
- Regístralo como cobro a cuenta en la cuenta de la reserva, con fecha, importe, medio de pago y referencia de la operación.
- Comprueba que el saldo pendiente se actualiza y que aparece en el check-in, para no cobrar dos veces.
- Si el sistema lo permite, emite un recibo o justificante del anticipo. El tratamiento fiscal del pago anticipado depende de cada país, de modo que conviene confirmarlo con tu asesor.
- Concilia cada día los anticipos cobrados con los movimientos de la pasarela o del banco.
Un PMS con pagos conectados registra el cobro sin teclearlo.
¿Cómo gestionar las devoluciones?
- Devuelve por el mismo medio por el que se cobró siempre que sea posible; facilita la conciliación y reduce disputas.
- Registra la devolución en la reserva como movimiento negativo, no borrando el cobro original.
- Aplica la política que el huésped aceptó al reservar, no la vigente hoy.
- Comunica el plazo: tu parte es tramitarla; el tiempo que tarde en verse depende del banco o del emisor de la tarjeta.
- Ofrece alternativas cuando no corresponda devolver, como cambiar las fechas o conservar el importe como crédito, y déjalo por escrito.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un anticipo y una garantía con tarjeta?
El anticipo es un cobro efectivo de parte de la estancia en el momento de reservar. La garantía solo guarda los datos de la tarjeta, o retiene un importe sin cobrarlo, para poder aplicar la penalización si hay cancelación tardía o no presentación. El anticipo adelanta ingreso; la garantía no.
¿Debo pedir anticipo en las reservas que llegan por portales?
Depende del modelo de cobro del portal. Si el portal cobra al huésped y te liquida después, no hay anticipo que gestionar. Si la reserva es de pago en el alojamiento, puedes aplicar tu política de prepago siempre que esté configurada y visible en ese canal.
¿Qué hago si el huésped no paga el anticipo en el plazo?
Envía un recordatorio antes del vencimiento y, si no hay pago, cancela la reserva y libera la habitación tal como indicaste al confirmarla. Para poder hacerlo, el plazo y la consecuencia deben constar por escrito en el mensaje en el que pediste el anticipo.