Cómo calcular la tasa de ocupación de un hotel

La tasa de ocupación es el porcentaje de las habitaciones disponibles de un alojamiento que se han vendido en un periodo determinado. Es un indicador muy conocido que a menudo se calcula mal, porque el resultado cambia según qué se cuente como «disponible» y qué como «ocupada».

¿Cuál es la fórmula?

Tasa de ocupación = habitaciones ocupadas ÷ habitaciones disponibles × 100

Para una sola noche, el cálculo es directo. Ejemplo: un hotel de 50 habitaciones con 35 ocupadas tiene una ocupación del 70 %.

Para un periodo más largo se trabaja con habitaciones-noche: cada habitación cuenta una vez por cada noche.

• Habitaciones-noche disponibles = número de habitaciones × número de noches del periodo.
• Habitaciones-noche ocupadas = suma de las habitaciones vendidas cada noche.

Ejemplo ilustrativo: un hotel de 20 habitaciones en un mes de 30 días tiene 600 habitaciones-noche disponibles. Si a lo largo del mes vende 420, su ocupación es de 420 ÷ 600 × 100 = 70 %.

Calcular la media de los porcentajes diarios da el mismo resultado solo si el número de habitaciones disponibles no cambia de un día a otro. Si cambia, hay que sumar primero y dividir después.

¿Qué pasa con las habitaciones fuera de servicio?

Una habitación en obras o con una avería que impide venderla no está disponible, y lo habitual es restarla del denominador durante las noches que dure el bloqueo.

Ejemplo: el mismo hotel de 20 habitaciones tiene dos cerradas por reforma durante 10 noches del mes. Eso son 20 habitaciones-noche menos.

	Sin descontar	Descontando fuera de servicio
Habitaciones-noche disponibles	600	580
Habitaciones-noche ocupadas	420	420
Tasa de ocupación	70 %	72,4 %

Ninguna de las dos cifras es incorrecta, pero responden a preguntas distintas. La segunda mide cómo has vendido lo que podías vender; la primera, cuánto rinde el edificio completo. Lo importante es elegir un criterio, anotarlo y no cambiarlo, porque una reforma larga puede hacer que la ocupación «suba» sin que hayas vendido una sola noche más.

Dos casos que conviene decidir de antemano:

• Habitaciones de uso propio o cedidas sin cobro. Si las ocupa el personal o se regalan, decide si cuentan como ocupadas. Para analizar ingresos, lo habitual es separarlas.
• Cierres de temporada. Si el alojamiento cierra unos meses, la ocupación se calcula sobre los días de apertura; indícalo al comparar con otros años.

¿Qué diferencia hay entre ocupación por habitaciones y por plazas?

Son dos indicadores distintos que a menudo se confunden:

• Ocupación por habitaciones. Mide habitaciones vendidas sobre habitaciones disponibles. Una habitación doble ocupada por una sola persona cuenta como ocupada.
• Ocupación por plazas. Mide personas alojadas sobre plazas disponibles. Esa misma habitación doble con una persona cuenta como media ocupada.

Ejemplo: un alojamiento tiene 10 habitaciones dobles, es decir, 20 plazas. Una noche vende 8 habitaciones, 4 de ellas a una sola persona. La ocupación por habitaciones es de 8 ÷ 10 = 80 %. Las personas alojadas son 12, así que la ocupación por plazas es de 12 ÷ 20 = 60 %.

La ocupación por habitaciones es la referencia para precios e ingresos, porque el hotel suele vender habitaciones. La ocupación por plazas es más útil para planificar desayunos, limpieza y consumos, y es la medida natural en los alojamientos que venden camas, como los hostels. Antes de comparar tu dato con una cifra pública, comprueba a cuál de las dos se refiere.

¿Qué errores son habituales?

• Contar reservas en lugar de noches. Una reserva de cinco noches son cinco habitaciones-noche, no una.
• Incluir reservas canceladas o no presentadas. Decide si una no presentación cobrada cuenta como ocupada y aplícalo siempre igual.
• Mezclar criterios entre periodos, por ejemplo descontar las habitaciones fuera de servicio un año y otro no.
• Leerla sola. Una ocupación alta conseguida con precios muy bajos puede ingresar menos que una ocupación menor a mejor precio.

¿Cómo se relaciona con otros indicadores?

La ocupación dice cuánto llenas, no a qué precio. Para eso están el ADR, el ingreso medio por habitación vendida, y el RevPAR, el ingreso por habitación disponible, que equivale al ADR multiplicado por la ocupación. La definición breve de la tasa de ocupación está en el glosario.

En la práctica, el PMS calcula la ocupación a partir del calendario de reservas, siempre que los bloqueos por mantenimiento estén registrados como tales y no como reservas ficticias. Un sistema de revenue management usa la ocupación prevista de las próximas fechas como una de las señales para recomendar precios.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula la tasa de ocupación de un mes?

Suma las habitaciones vendidas cada noche del mes y divide el total entre las habitaciones-noche disponibles, que son el número de habitaciones multiplicado por los días del mes. Multiplica por cien. Ejemplo: 420 habitaciones-noche vendidas sobre 600 disponibles dan una ocupación del 70 %.

¿Las habitaciones fuera de servicio cuentan para la ocupación?

Lo habitual es restarlas de las habitaciones disponibles durante las noches en que no pueden venderse, porque no forman parte de la oferta real. También puede calcularse sobre el total del edificio. Lo esencial es mantener siempre el mismo criterio para que las comparaciones entre periodos sean válidas.

¿Es lo mismo la ocupación por habitaciones que por plazas?

No. La ocupación por habitaciones compara habitaciones vendidas con habitaciones disponibles; la ocupación por plazas compara personas alojadas con camas o plazas disponibles. Una habitación doble con un solo huésped está ocupada al cien por cien por habitaciones y a la mitad por plazas.